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Système téléphonique pour petites entreprises: Guide de l'acheteur ultime

Système téléphonique pour petites entreprises: Guide de l’acheteur ultime

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Système téléphonique pour petites entreprises: Guide de l'acheteur ultime

Les petites entreprises d’aujourd’hui disposent de nombreuses options pour choisir un système téléphonique professionnel, en particulier maintenant que les systèmes de voix sur IP sont si présents sur le marché. Pour vous aider à démarrer plus facilement et à choisir le meilleur système téléphonique adapté à votre entreprise, nous avons rassemblé les informations clés dont vous avez besoin pour votre processus de sélection.

Dans ce guide, vous connaîtrez les connaissances de base du système de téléphonie professionnelle, les options disponibles, les éléments à rechercher, ainsi que des informations inspirantes sur certaines des questions fréquemment posées par les petites entreprises.

♦ Comment fonctionne le système téléphonique professionnel

♦ Vos options – Explication du type de système téléphonique pour petites entreprises

♦ Ce qu’il faut rechercher dans un système VoIP pour petites entreprises

♦ FAQ du système téléphonique professionnel – Scénarios courants et solutions

 

COMMENT FONCTIONNE LE SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE PROFESSIONNEL?

Avant de passer rapidement aux options disponibles et aux éléments à prendre en compte, il est important de comprendre le fonctionnement des systèmes de téléphonie professionnelle. Sans cette compréhension de base, vous aurez du mal à voir la différence entre les différentes options du système téléphonique.

Un système téléphonique professionnel fonctionne souvent avec un PBX (autocommutateur privé), système téléphonique au sein d’une entreprise qui gère les flux d’appels et achemine automatiquement les appels en fonction de règles pré-configurées. Cela signifie qu’avec un autocommutateur privé (PBX), lorsqu’un appelant arrive dans votre entreprise, il peut être automatiquement dirigé vers le poste de son choix sans que votre personnel ait à intervenir, ce qui améliore considérablement l’efficacité de votre entreprise.

Les composants du système téléphonique PBX ont évolué au fil du temps. À ses débuts, généralement connus sous le nom de systèmes téléphoniques PBX analogiques / traditionnels, les petites entreprises n’avaient pas d’autre choix que de compter sur les lignes téléphoniques traditionnelles pour communiquer. Et seules des fonctionnalités de téléphonie très limitées étaient disponibles à cette fin. Pourtant, l’émergence de la technologie de téléphonie sur Internet (VoIP) a changé la donne. La possibilité d’utiliser un service de téléphonie Internet a donné naissance à la nouvelle génération de systèmes de téléphonie VoIP qui vous permettent de passer des appels vocaux à l’aide d’une connexion Internet à large bande. Ces systèmes de voix sur IP robustes pour les petites entreprises ont rendu possibles des services de téléphonie avancés, tels que les communications unifiées, et ont offert aux entreprises davantage de possibilités de communications professionnelles en termes de réduction des coûts des appels et d’amélioration de l’efficacité.

 

VOS OPTIONS – LE TYPE DE SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE POUR PETITES ENTREPRISES EXPLIQUE

Les systèmes de téléphonie pour petites entreprises se déclinent généralement en 3 types: les systèmes de téléphonie fixe traditionnels, les systèmes de téléphonie VoIP sur site et les PBX hébergés ou les systèmes de téléphonie en nuage. Vous trouverez ci-dessous une description rapide de chaque type de système.

  1. Systèmes de téléphonie fixe traditionnels

Généralement pris en charge par une compagnie de téléphone locale ou régionale, les systèmes de téléphonie fixe traditionnels sont analogiques et utilisent des boîtiers matériels PBX physiques. Ils fonctionnent sur le réseau téléphonique public commuté (PSTN) et connectent physiquement les téléphones via le câblage en cuivre de la compagnie de téléphone. La clé d’un PBX analogique est qu’il se connecte à des lignes POTS antérieures à Internet. Et bien que ces systèmes aient la plus longue histoire, ils ne sont pas capables de nombreuses fonctionnalités des systèmes téléphoniques modernes, telles que la messagerie vocale vers e-mail, et ne peuvent pas émettre d’appels haute définition.

Idéal pour: les entreprises ont déjà acheté des services de téléphonie fixe et ont peu besoin de fonctionnalités téléphoniques avancées telles que l’extension de la mobilité, les communications unifiées, les appels vidéo, etc.

  1. Systèmes téléphoniques VoIP sur site

Un système de téléphonie professionnelle VoIP sur site est un système dans lequel le matériel PBX est conservé sur place dans votre armoire de serveur. Au lieu de se connecter physiquement au PBX avec un câblage en cuivre, les téléphones se connectent au PBX via le réseau local (LAN) du bureau, en exploitant souvent la même connectivité Internet que les ordinateurs de votre bureau. Les périphériques tels que les passerelles et les téléphones logiciels interagissent normalement directement avec le PBX. En outre, outre les supports de ligne VoIP (SIP Trunk), certains systèmes de téléphonie VoIP sur site peuvent même intégrer des lignes téléphoniques traditionnelles (RNIS, PSTN, GSM) sans recourir à d’autres appareils, offrant ainsi une plus grande flexibilité et une économie accrue.

Les systèmes VoIP sur site de première qualité pour les petites entreprises vous permettent de profiter de tous les avantages de la technologie VoIP moderne: tarifs d’appels réduits, appels internes gratuits, fonctionnalités VoIP enrichies, mobilité accrue, évolutivité, etc. l’enregistrement des appels et la téléconférence sont livrés avec la facilité d’utilisation.

Idéal pour: les petites entreprises qui souhaitent disposer des fonctionnalités d’un système téléphonique sophistiqué à un prix raisonnable et qui veulent prendre le contrôle de leur système et accéder au matériel à tout moment.

  1. PBX hébergés ou systèmes téléphoniques dans le CLOUD

Si vous souhaitez profiter du meilleur des systèmes VoIP pour petites entreprises sans entretien et avoir un avenir prometteur, les systèmes de téléphonie en nuage constituent le choix idéal. Ils prennent la forme d’un logiciel ou d’une application Web et fonctionnent à l’aide d’une connexion Internet. Ils n’ont pas vraiment de système PBX physique. Au lieu de cela, un PBX virtuel hébergé sur le CLOUD maintient son moteur en marche. Le fournisseur de services gère l’ensemble des opérations de maintenance et des mises à jour de PBX virtuels, vous libérant ainsi de nombreuses préoccupations informatiques.

Les systèmes téléphoniques en nuage sont considérés comme évolutifs. Ils offrent les fonctionnalités d’un système téléphonique complet et permettent aux entreprises en croissance d’ajouter facilement des lignes téléphoniques et des utilisateurs. On peut également s’attendre à une plus grande mobilité, car les utilisateurs peuvent accéder à la fonctionnalité de leur téléphone professionnel n’importe où avec une connexion Internet.

Idéal pour: entreprises en croissance avec un budget fixe et sans personnel informatique pour utiliser et entretenir le matériel PBX. Convient également aux entreprises souhaitant un accès rapide aux nouvelles fonctionnalités du système téléphonique ou disposant de plusieurs sites et souhaitant disposer de leur système sur une seule et même plateforme.

 

CHOSES A RECHERCHER DANS UN SYSTÈME VOIP POUR LES PETITES ENTREPRISES

Lorsque vous réfléchissez au type de système VoIP à investir, vous devez certainement tenir compte de quelques éléments. Voici quelques grandes catégories à considérer:

  1. Caractéristiques

Le premier et le plus important aspect du choix d’une solution adéquate consiste à comprendre quelles fonctionnalités sont proposées. Identifier les fonctionnalités disponibles et les aligner sur les besoins de votre entreprise est crucial.

Si des fonctions de téléphonie critiques telles que les files d’appels, les systèmes de RVI et les conférences manquent ou coûtent en supplément, le produit risque de ne pas être la bonne solution. En général, les systèmes VoIP dotés d’une capacité de communications unifiées seront le meilleur moyen pour les entreprises de se développer et de réduire leur délai d’exécution.

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités indispensables pour choisir le meilleur système VoIP pour les petites entreprises:

 

  1. Coûts et investissement

Les meilleurs systèmes VoIP pour les petites entreprises doivent pouvoir répondre à leurs besoins tout en respectant les contraintes budgétaires. Les coûts initiaux, les coûts totaux de propriété et l’infrastructure existante doivent tous être pris en compte.

Coûts initiaux: les solutions VoIP hébergées ont généralement un coût initial faible et sont généralement facturées sous forme de frais mensuels par utilisateur. L’utilisation d’un système téléphonique VoIP sur site génère des coûts initiaux plus élevés, mais aucun, ou très peu, des frais mensuels récurrents. Si les deux systèmes offrent les services suffisants dont vous aurez besoin, déterminez si votre entreprise a besoin d’un modèle de paiement plutôt que de l’autre, ce qui décidera probablement du type de système à choisir.

Coûts totaux de propriété: Il est difficile de décider si une solution VoIP hébergée pourrait coûter moins cher ou plus cher qu’un investissement matériel sur site, car elle est payée selon différents modèles. Mais vos années d’utilisation du système peuvent donner un indice de base. Effectuez un calcul simple en fonction de l’année d’utilisation du système et vous obtiendrez votre réponse.

Infrastructure existante: Pensez à votre infrastructure technologique actuelle: votre PBX existant, vos combinés téléphoniques, vos passerelles, vos câbles ou tout type de lignes réseau. Faites une évaluation ou consultez des fournisseurs de services éventuels pour voir s’ils peuvent être préservés et intégrés au nouveau système de manière transparente. Une excellente interopérabilité entre votre infrastructure existante et les nouvelles solutions vous aidera non seulement à atteindre le meilleur rapport coût-efficacité, mais vous évitera également beaucoup de problèmes lors du processus de provisioning.

  1. Facilité d’utilisation et de gestion

Si vous ne disposez pas de ressources informatiques dédiées, pensez à un système téléphonique facile à utiliser, à gérer et à configurer. Les systèmes VoIP de qualité pour les petites entreprises, en nuage ou sur site, offrent un processus de déploiement transparent et vous aident à configurer vos services avec un panneau intuitif basé sur le Web. Idéalement, avec un système téléphonique de premier ordre, vous pouvez apporter des modifications (par exemple, ajouter des extensions pour les nouveaux utilisateurs) au sein de la configuration pointer-cliquer en quelques minutes et sans faire appel à un administrateur système professionnel.

Vous trouverez ci-dessous quatre caractéristiques principales qu’un système de téléphonie VoIP facile à utiliser devrait être équipé des éléments suivants:

  1. Panneau de configuration Web (portail en ligne)
  2. Approvisionnement automatique de téléphone IP
  3. Téléphone logiciel mobile
  4. Notification d’événement (alerte instantanée)

Conseils: Des fournisseurs de solutions VoIP réputés comme SYLAMTECH GROUP  proposeraient un démo de panneau Web PBX CLOUD à essai gratuit ou sur site Web pour vous permettre de faire l’expérience ou même d’essayer les services avant d’acheter. Il est important de voir si un système est facile à configurer dans ce processus.

  1. Expansion future

Rien ne devrait entraver la croissance de votre entreprise, en particulier votre système téléphonique. Réfléchissez à la croissance de votre entreprise dans l’année à venir. S’il existe un potentiel de croissance rapide, vous devrez évaluer son impact sur votre achat.

En règle générale, les solutions VoIP ou CLOUD PBX hébergées sont adaptables à la fois en termes d’échelle et de coût, pour suivre le rythme de la croissance de votre entreprise. Cependant, la plupart des locaux situés dans des locaux ont une capacité système maximale limitée. Si vous décidez d’utiliser un système PBX sur site, envisagez d’acheter un appareil plus volumineux que celui initialement nécessaire pour répondre à votre croissance.

En outre, quelle que soit l’option sélectionnée, assurez-vous qu’elle présente la plus grande intégration possible. Cela vous permettra d’ajouter ou de supprimer des composants en fonction des besoins, grâce à un logiciel qui relie toutes les ressources sur site et en nuage.

  1. Redondance

Des intempéries peuvent survenir à tout moment, affectant les systèmes de communication d’entreprise dépourvus de solutions de reprise sur sinistre robustes. Cela est particulièrement problématique pour des organisations telles que les centres d’intervention d’urgence, qui doivent rester opérationnels tout le temps.

Dans votre processus de sélection, assurez-vous que votre nouveau système est doté d’une capacité d’évitement / de récupération en cas de sinistre pour un basculement transparent en cas de mauvais temps. Des solutions telles que la mise en veille à chaud, le basculement 4G LTE ou la sauvegarde et la restauration automatiques du système doivent être prises en compte.

 

FAQ DU SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE PROFESSIONNEL – SCÉNARIOS COURANTS ET SOLUTIONS

Q: J’ai un système de téléphonie fixe traditionnel. Est-ce que je reçois des inconvénients à continuer à l’utiliser?

R: Les systèmes de téléphonie fixe traditionnels sont des solutions éprouvées et offrent un haut niveau de fiabilité. Mais le problème est que les nouvelles options ne sont plus construites, ce qui signifie que les nouvelles technologies sont rarement développées pour les systèmes de téléphonie fixe. Bien que vous puissiez toujours disposer de nombreuses fonctionnalités utiles telles que le transfert d’appels, l’interphone et la mise en file d’attente d’appels, ces add-ons peuvent rapidement augmenter les coûts, en particulier si un technicien est nécessaire pour installer les lignes nécessaires. En outre, à mesure que les systèmes fixes traditionnels perdent de plus en plus en charge, il deviendra de plus en plus difficile de trouver des experts pour gérer ces types de systèmes.

Q: Mes employés et moi-même ne pouvons-nous pas utiliser nos téléphones mobiles à des fins professionnelles ?

R: C’est certainement possible si vous investissez dans un système VoIP pour les petites entreprises. L’utilisation d’un système de voix sur IP offrant une application de logiciel de téléphonie telle que Yeastar vous permettra de transformer vos appareils mobiles en une extension de bureau complète. Vous pouvez accéder aux fonctionnalités de votre téléphone professionnel n’importe où et toujours présenter une image professionnelle.

Q: Les employés distants peuvent-ils accéder à un système téléphonique professionnel ?

R: Les systèmes VoIP basés sur le CLOUD pour les petites entreprises offrent aux utilisateurs la liberté de prendre et de faire des appels professionnels depuis n’importe où, même sans avoir besoin d’un téléphone cellulaire dédié. Les systèmes VoIP sur site permettent généralement l’enregistrement d’extensions à distance et offrent de nombreuses fonctionnalités de mobilité permettant aux utilisateurs de rester productifs à distance.

Q: Si mon entreprise dispose de plusieurs sites, est-ce important si j’ai un système sur site ou en nuage?

R: Alors que les systèmes sur site et en nuage peuvent prendre en charge une organisation avec plusieurs emplacements, les systèmes hébergés en nuage simplifient les choses en créant un système centralisé en ligne accessible partout. Il convient de noter que certains systèmes PBX locaux offrent également des solutions simples multi-sites, telles que Yeastar Multisite Interconnect, pour permettre des communications transparentes entre les branches et minimiser l’approvisionnement requis.

 

NOUS SOMMES LA POUR VOUS AIDER

SYLAM Technologies GROUP SAS simplifie le choix du meilleur système VoIP pour les petites entreprises! Que vous souhaitiez installer un nouveau système téléphonique ou mettre à jour votre système actuel, nous sommes à votre disposition pour répondre à vos questions, vous proposer des conseils et vous proposer une solution personnalisée qui vous convient. Contactez-nous maintenant pour obtenir des conseils gratuits.

Fondée en 2014, SYLAMTECH SAS a créé la révolution du système téléphonique pour petites entreprises au cours des dix dernières années. Avec ses gammes d’IPBX et le PBX VoIP série S sur site dépassent les critères de performance et offrent d’immenses opportunités commerciales avec une capacité de communication unifiée robuste.

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